Etapas de la entrevista - El Entrevistador

a) Apertura. Es la recepción formal del entrevistado, donde se conocen por primera vez ambas partes: entrevistado-entrevistador, y recíprocamente tienen la primera impresión o impacto, del cual dependerá muchas veces el transcurso de la entrevista.

b) Rapport. Es aquella corriente afectiva y de comunicación que se da entre entrevistado y entrevistador. El rapport es imprescindible ya que cuando se establece de manera adecuada, disminuye la ansiedad del solicitante, crea un clima de confianza, espontaneidad, y provoca que el entrevistado se comporte de modo natural de acuerdo con las circunstancias del momento. 

Existen algunos comportamientos y actitudes que contribuyen a establecer el rapport como: tratar con cortesía, interesarse al escuchar, aclarar que la información se tratará confidencialmente y buscar privacidad en la entrevista. Existen algunas preguntas que pueden servir como guía, por ejemplo: “¿No tuvo problemas para estacionarse?” “Qué bien cortado está su traje”. Si se observa, este tipo de preguntas tienen como fin primordial reducir las tensiones del entrevistado. Después de estos comentarios y al ver que el entrevistado se ha explayado y relajado, el entrevistador puede presentarse. “Bien mi nombre es…. y tengo el encargo o la función de realizar esta entrevista, en la que esperamos obtener una información mutua. Usted de la empresa y nosotros de usted”. 

De la misma manera como puedan existir comportamientos y actitudes que facilitan el establecimiento de rapport, hay otros que pueden perjudicarlo, tales como: el sarcasmo, contestar el teléfono, mofarse de eventos que parecen estúpidos para el entrevistador, pero no para el entrevistado. Así mismo, otro de los errores que se pueden cometer en esta parte de la entrevista es tratar con condescendencia al entrevistado, hacer preguntas en sucesión rápida o poner a prueba la veracidad del entrevistado de manera abierta o claridosa.

c) Approock. Este procedimiento se ha definido como una técnica que permite plantear, acercarse, aproximarse, abordar. Desde el punto de vista sociopsicológico, se le ha denominado como “distancia social o distancia psicológica” que existe entre dos personas y que se caracteriza por el aislamiento y el contacto. Para el propósito de la entrevista, es necesario que el entrevistador desde el inicio establezca una distancia social de acuerdo con el tipo de entrevista y con el objetivo que se pretenda. ¿Qué distancia social desea conservar? ¿De aproximación para facilitar el proceso de comunicación?, el escritorio no deberá ser una barrera. ¿El de autoridad?, entonces conservará el escritorio. Se hablará de “usted” como una manera de mantener el respeto y marcar límites en la entrevista, o bien, se puede hablar de “tú” para ver cómo reacciona el entrevistado. Después de que el entrevistador estuvo tuteando al entrevistado, es necesario observar si éste se muestra inflexible en el manejo de “usted”, o si acepta el tuteo haciendo lo mismo. Se puede utilizar el título universitario como una forma de marcar niveles. “Soy el Ing. tal…” y tengo el encargo de realizar esta entrevista, “Mire señor ingeniero”, dice el entrevistador dirigiéndose al entrevistado, y de manera reiterada se puede referir a él como “señor ingeniero”. 

En la entrevista no existen respuestas absolutas. Todo depende con qué fin se realice. Si la empresa es conservadora y se le da mucho valor a los títulos académicos, es recomendable que se detecte cómo se maneja el entrevistado en una situación en la que se estimule el trato que va a recibir dentro de la organización. Si va a interactuar con gente joven, es necesario observar si le causaría conflicto que no le tomaran en cuenta su título y no le hablaran de “usted”. 

Si el entrevistado planteas “¿por qué no nos hablamos de tú?”, en ese momento el entrevistador debe contestar de acuerdo con los objetivos de la entrevista, con la información que desea obtener y no permitir que se le escape el control de la entrevista. En caso de que conteste de manera afirmativa, de inmediato debe retomar la iniciativa señalando: “Bien, estoy de acuerdo. ¿Me podrías hablar sobre tu trayecto laboral?. En caso negativo, “Considero que no es prudente por la situación misma de la entrevista. Ahora dígame cuándo terminó su carrera”. 

d) Empatía. Se le ha llamado sensibilidad, conocimiento o exactitud en la percepción social. Es la capacidad de sentir lo que otros sienten, de percibir lo que otros perciben, de compartir y comprender los sentimientos de la otra persona. En la apertura de la entrevista, la empatía juega un papel muy importante, ya que al asumir esta actitud es posible percibir el estado emocional del entrevistado y actuar, en consecuencia, con certeza y no con base en inferencias ambiguas e infundadas. Por ejemplo: en el momento en que se está entrevistando a un obrero, ser empático implica ponerse en su lugar y compartir las vivencias que expone.

Todo esto hay que tomarlo en cuenta, percibir de manera integral e inferir lo que esta persona puede aportar a la organización. De igual manera, se puede hacer este análisis si se realiza una entrevista con una persona joven del sexo contrario y que es un ejecutivo. Responsabilidad del entrevistador es compartir con cada una de las personas las posibilidades que tiene en la vida y respetarlo profundamente, tal y como cada ser humano merece.

e) Desarrollo. El desarrollo es la etapa de la entrevista que implica una gran capacidad de percepción por parte del entrevistador para registrar todas y cada una de las conductas y actitudes que emite el entrevistado. Se podría decir también que es la etapa donde se obtiene la mayor cantidad de información. Esto es posible ya que supone que el rapport está establecido y existe un clima de confianza, donde el entrevistado presenta una mayor solidez y se obtiene información cada vez más significativa, que pueda conducir a tomar una decisión adecuada. Preguntas tales como: “¿Donde vive usted?” “¿Dónde estudio la primaria?”, etc. Sobre datos que obviamente se conocen de antemano a través de la solicitud o del currículo. Como se puede ver, el tipo de preguntas son directas, pero no amenazantes, y a demás, el entrevistador es el que tiene mayor participación. Las áreas que se sugiere tocar en esta etapa son: el área general y escolar. 

f) Cima. Mientras en la etapa anterior el objetivo básico era obtener información cuantitativa sobre las diferentes áreas tratadas y la situación misma de la entrevista, en esta etapa el objetivo se centrará en obtener información cualitativa más significativa, ya que se supone que en este momento existe el clima propicio de confianza, espontaneidad y seguridad.

Esta etapa se caracteriza por una mayor participación por parte del entrevistado y una mínima intervención del entrevistador. Es el momento de realizar preguntas de tipo abierto, que algunos autores las llaman preguntas exploratorias o de sonda. Aquí se puede abordar un área que no haya quedado clara para el entrevistador, por lo que puede preguntar y decir: “Háblame sobre su trayectoria ocupacional”, “Hábleme más sobre sus estudios”. “Cuénteme más sobre su familia”, y hasta allí lega a intervención del entrevistador, dando pauta a que se explaye su interlocutor. 

Las áreas que se sugiere tocar para investigar datos de tipo cualitativo son: ocupacional, concepto de sí mismo y metas. Y como un punto de transición entre la cima y el cierre, se puede investigar más sobre las áreas familiar, salud y pasatiempos. 

g) Cierre. Cinco o diez minutos antes de terminar la entrevista, es conveniente anunciar que se acerca el final con una transacción como la siguiente: “Usted me ha proporcionado una muy buena revisión de sus antecedentes y experiencia”. “He disfrutado haber conversado con usted”. “Le agradezco haber compartido esta información conmigo”. “Esta información va ha ser muy valiosa para tomar nuestra decisión”. 

Es recomendable también el uso de algunas frases como: “Antes que terminemos, ¿qué preguntas le gustaría hacerme sobre el trabajo, nuestra organización o cualquier otra cosa?, o bien, “antes de terminar voy a hacerle dos preguntas más”. “Nos estamos acercando al final, pero antes quisiera que me dijera...”, todos estos recursos ayudan al entrevistado a prepararse con éxito para el final de la entrevista. Este es el momento de decidir los pasos a seguir e informar claramente al entrevistado lo que va a suceder. Ejemplos: 

“Le avisaremos por carta la decisión a la que lleguemos”. 

“Comuníquese conmigo el próximo lunes a las 11 de la mañana” Cuando pueda continuarse el trámite de inmediato, se le ayudará a dar el siguiente paso. Si el candidato (en el caso de una entrevista de selección), no es aceptado, por ética profesional se le debe orientar hacia dónde más puede recurrir. Siempre debe respetarse su dignidad, hacerle sentir que la entrevista valió la pena y no dejar que se vaya con la idea de que salió derrotado.

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